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數據加工應用方案

作者: 發布時間:2017-12-07 瀏覽量:864

企業辦公現況介紹

● 面對市場信息化建設進程的不斷加快,企業的不斷發展壯大,快速處理數據、提供工作效率已經成為增強企業競爭力的重要環節。而企業面對日益增長的文檔資料,如何有效的進行存儲及管理,成了企業不得不面臨的難題和挑戰。

● 尤其,值得一提的是,隨著國內紙質檔案數字化加工需求的日益增大,如何高效、安全、標準化的對紙質檔案進行數字化加工,已逐漸成為各企事業單位,相關檔案保管部門***關注的問題。

(一)數據加工數字化管理解決方案

數據加工行業現況介紹:

● 國家單位、科研單位、教育機構、調研公司、金融機構、保險公司、企事業單位、圖書館、單位及個人等都面臨大量的檔案、圖書、文檔等紙質資料的數字化保存及加工需要,由此,數據加工行業應運而生,已發展成為一個成熟的服務性行業。

● 數據加工基本操作環節分為檔案整理、檔案掃描、圖像質檢、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收及數據備份。在其中,需要加入全過程管理,加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制,確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記,并及時整理、匯總,裝訂成冊,在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。

數據加工日常業務需求:

● 檔案整理:

※ 目錄數據準備:按照要求,規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等,應進行修改。

※ 拆除裝訂:不去除裝訂物,影響掃描效果的檔案,應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

※ 區分掃描件和非掃描件:按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是:無關和重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。

※ 頁面修整:破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案,應先進行技術修復,折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。

※ 檔案整理登記:制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單,詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

※ 恢復裝訂:掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時,應注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準確、無遺漏。

● 紙質檔案掃描錄入:

※ 使用標準的掃描設備

√ 高速掃描,將各種紙質檔案等轉換成電子檔案

√ 固定間隔時間自動掃描

√ 可承受批量性連續掃描為同一文件

√ 支持重張檢測,不能漏掃

√ 可承受大量數據處理

√ 可承受長時間工作模式

√ 操作便捷,穩定耐用

※ 確定掃描方式

√ 根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺,或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

※ 確定掃描色彩模式

√ 掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進行掃描。頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進行掃描。

※ 確定掃描分辨率

√ 掃描分辨率參數大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時,其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當提高分辨率。需要進行OCR漢字識別的檔案,掃描分辨率建議選擇≥200dpi。

※ 掃描登記

√ 認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單,登記掃描的頁數,核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致,不一致時應注明具體原因和處理方法。

● 電子檔案采集、處理、識別預處理:

√ 影像清晰,便于識別

√ 識別條碼對文件進行自動分類

√ OCR數字提取,確保影像清晰

√ 圖像偏斜度、清晰度、失真度智能糾正

√ 自動識別文字方向并糾正影像自動

√ 自動偵測紙張并進行掃描

√ 濾色、去裝訂孔等多種影像處理

√ 具有JEPG2000等多種壓縮及文件保存格式

√ 紙質檔案和電子錄像檔案關聯,比對審閱

√ 不同資料按需分類,歸整管理

● 圖像存儲

※ 確定存儲格式

√ 采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用 TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇,應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲容量為準則。提供網絡查詢的掃描圖像,也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

※ 命名圖像文件

√ 紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件,都有一個與之相對應的******檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾,按頁碼順序對圖像文件命名。

● 目錄建庫

※ 選擇數據格式選擇

√ 目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過文檔進行數據交換。

※ 檔案著錄

√ 按照要求進行著錄,建立檔案目錄數據庫。

※ 目錄數據質量檢查

√ 采用人工校對或軟件自動校對的方式,對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確,發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

● 數據掛接

※ 匯總掛接

√ 檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫,通過質檢環節確認為“合格”后,通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件,可實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等,實現批量、快速掛接。

※ 數據關聯

√ 以紙質檔案目錄數據庫為依據,將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時,要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同,圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致,圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和******性,建立起一一對應的關聯關系,為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

※ 交接登記

√ 認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單,記錄數據關聯后的頁數,核對每一份文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致,不一致時應注明具體原因和處理辦法。

● 數據驗收

※ 數據抽檢

√ 以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據,包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。一個全宗的檔案,數據驗收時抽檢的比率不得低于5%

※ 驗收指標

√ 目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤,或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時,抽檢標記為“不合格”。一個全宗的檔案,數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上(含95%)時,給予以驗收“通過”。合格率=抽檢合格的文件數/抽檢文件總數×100%

※ 驗收審核

√ 驗收“通過”的結論,必須經分管領導審核、簽字后方有效。

※ 驗收登記

√ 認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。

● 數據備份

※ 備份范圍

√ 經驗收合格的完整數據應及時進行備份。

※ 備份方式

√ 為保證數據安全,備份載體的選擇應多樣化,可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份,并注意異地保存。

※ 數據檢驗

√ 備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗的內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。

※ 備份標簽

√ 數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽,以便查找和管理。

※ 備份登記

√ 填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。

● 檔案管理:

√ 檔案在線審核

√ 分權限進行檔案管理

√ 多平臺檔案查閱

√ 檔案安全管理

√ 檔案備份

數據加工電子化管理解決方案:

數據加工電子化管理系統的功能特色:

● Microtek MiDataProcess集Twain掃描、影像處理、檔案管理等強大功能于一體,是提供給需要大批量掃描紙質文檔的企業、政府、事業單位以及做數字化加工掃描服務的公司一個易用、安全、高效的掃描軟件。通過該系統,可以方便的對掃描后的圖片進行處理,如文檔替換或插入、剪切旋轉、去噪去空白頁、合并拆分、傾斜校正、黑邊補白等等,處理完成后可以方便的以多種格式存儲。

● Microtek MiDataProcess是注重細節和客戶體驗的文檔應用軟件,我司研發團隊著手于客戶角度,過程中逐步導入實際需求,不斷更新功能力求精益求精。自此完全滿足大批量紙質文檔的成批處理,并支持中晶全系高速掃描儀,使您不必再為無法管理堆積如山的紙介質文件而犯愁。

※ 操作界面簡潔直觀,擁有多視窗界面,以便多頁文檔的選擇處理

※ 多頁文檔掃描的插入與替換

當您要掃描一份多頁PDF文檔的時候,是否總為漏掃、錯掃而煩惱呢,Microtek MiDataProcess可讓您在掃描之后檢查并插入或替換文檔,且不影響文件的正常排序,***后才進行存檔保存輸出,免去了錯一張就要重掃的煩惱,大量節約您寶貴的時間。

※ 四大方法完全玩轉檔案分檔歸類

√ 計數分類:將掃描結果,按預先設定,每n張影像自動存放在1個文件夾分類中。

√ 空白頁分類:無任何規律的一批文檔混合掃描,預先在需要分類的檔案前插入空白頁,掃描過程中只要檢測出空白頁,就會自動轉存至下一文件夾分類。

√ OCR分類:在自行選定區域中,掃描時若識別到有字符(任何字符),即自動將此檔案及后面的檔案轉存至同一分類,直到識別到另一組字符,繼續分類。

√ BarCode分類:在自行選定區域中,掃描時若識別到有條碼,即自動將此檔案及后面的檔案轉存至下一分類,直到識別到另一組條碼,繼續分類。

※ 各類其他特色實用功能一應俱全

√ 圖像剪切:直接剪切圖像中有用的部分,去除多余信息,同時減小文件大小

√ 圖像旋轉:默認設置可將圖像旋轉90度、180度、270度,也可以將圖像任意角度旋轉或鏡像翻轉

√ 去除黑點:可框選清除文檔內不需要的內容

√ 自動去除空白頁:掃描一批文件時可自動將空白頁去除

√ 自動文字方向識別:根據文字方向自動將整個影像旋轉成正確的方向

√ 裝訂孔、黑邊補白:自動補白黑邊及裝訂孔,使文檔整潔美觀

√ 手動傾斜校正:影像有輕微歪斜,可手動進行任意角度的調節,以得到正的影像

√ 4位灰階:同樣掃描稿件,Gray(4-bit)圖像的大小是普通Gray (8-bit)圖像大小的一半,節省硬盤空間,適用部分特殊需求

√ 局部區域識別:可通過框選對圖片局部區域進行OCR識別,并輸出為雙層PDF,以方便用戶提取所需要的文字資料

√ 雙數據流:只需一次掃描,就能同時得到彩色、黑白兩種影像。彩******像清晰用于辨識、查看等,黑白圖像文件較小利于存檔

√ 模板設置:根據掃描需求,將經常使用的掃描參數設為模板并保存,而且允許預設多個模板,簡化重復操作步驟

適用機型:

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